La guía del Administrador

El corazón financiero del período: cada gasto común con sus ítems, el total y el estado de publicación. El administrador arma el período, registra los egresos con su documento de respaldo y lo publica para que el comité y los residentes lo vean con total transparencia, tal como exige la Ley 21.442.

El administrador sube la colilla de gasto común de cada departamento —la misma que genera en su software— y Comuni la empareja por el número de unidad en el archivo. Comuni no calcula el gasto común: lo distribuye y lo deja disponible para que cada residente vea solo el suyo.

Cuando un residente informa un pago y adjunta su comprobante, llega aquí para que el administrador lo revise y valide. Un canal ordenado que reemplaza los mensajes sueltos y deja registro de cada confirmación.

El administrador importa la cartola del banco (Santander, BCI, Falabella y más) y Comuni concilia cada movimiento con los pagos y egresos del sistema. Menos planillas, cuadratura más rápida y un respaldo claro de cada peso.

El administrador sube el estado de deudas desde su software de cobranza y Comuni lo transforma en transparencia: el comité y cada residente ven la morosidad al instante, con capital e interés separados, sin planillas que nadie encuentra.

Configura los servicios medidos (agua, gas, luz), registra las lecturas del período e importa planillas. La base para prorratear los consumos de forma justa y dejar el cálculo a la vista de todos.

El registro de los activos del edificio (ascensor, bombas, calderas) con sus rutinas de mantención preventiva y el estado de cumplimiento. La Plantilla Chile carga de un click los activos típicos de una comunidad, y el comité ve la cobertura al día.

El administrador configura los espacios comunes (quincho, sala multiuso, lavandería), sus reglas y su disponibilidad. Los residentes reservan desde el celular y el sistema aplica las políticas que define la comunidad, incluida la restricción por morosidad.

El administrador emite comunicados formales a toda la comunidad o a una unidad específica, que llegan por notificación en la app y por correo. Queda registro de cada aviso, sin depender de papeles en el ascensor.

La cola de moderación del muro: el contenido que la comunidad reporta llega aquí para que el administrador lo revise y resuelva, con protección incorporada contra reportes maliciosos.

El registro del personal de la comunidad (conserjería, aseo, mantención) con su documentación y el control de horas. Toda la información laboral del edificio ordenada en un solo lugar.

La configuración base de la comunidad: datos del edificio, unidades, torres y alícuotas. El punto de partida que alimenta a todos los demás módulos y que se importa de una vez al iniciar.

Comuni usa eliminación lógica: lo que se borra pasa primero por la papelera antes de su eliminación definitiva. Una red de seguridad contra borrados accidentales, con la opción de restaurar.

El centro de notificaciones del administrador, donde queda registrado cada evento relevante de la comunidad: pagos informados, reportes del muro, reservas y más.

El paso que ahorra el mes entero: se sube la factura electrónica (XML), su versión impresa en PDF o una foto sacada con el teléfono, y Comuni lee proveedor, RUT, número, fecha y monto. Del DTE o de su timbre PDF417 los toma exactos; de una boleta impresa los lee por OCR y los deja marcados para que el administrador confirme. Nada se guarda hasta que él aprueba.

La bandeja de lo que pide la comunidad, con su ámbito, su estado y sus plazos. Un ascensor detenido o un portón que no cierra llega acá con el vecino que lo reportó, y deja de resolverse en un grupo de WhatsApp donde nadie sabe si alguien lo tomó.

Cuando algo necesita el visto bueno del comité —un gasto fuera de presupuesto, una compra mayor— el administrador lo eleva desde acá y queda registrado quién pidió qué, cuándo y con qué respuesta. La autorización deja de ser un mensaje suelto y pasa a ser parte de la rendición.

El estado de cobro de la comunidad: quién pagó, quién debe y desde cuándo, con los avisos que salieron y los convenios de pago vigentes. La Ley 21.442 obliga al administrador a enviar estados de cuenta y recordatorios a los morosos; acá eso deja de ser una tarea manual.

El paso que cierra el período: revisa que todo esté cuadrado, deja el asiento de remuneraciones y bloquea el mes para que nadie lo mueva después. Es lo que convierte un montón de movimientos sueltos en una rendición que se puede presentar.

Define en qué días y turnos hay conserje de guardia. Cuando un turno queda sin cobertura, el residente registra su propia visita al llegar en vez de esperar a portería: el sistema no se bloquea porque no haya nadie en el mesón.